Экселе изменить цвет ячейки по условию. Заливка ячеек в зависимости от значения в Microsoft Excel. Как изменить цвет строки на основании текстового значения одной из ячеек
При работе с таблицами первоочередное значение имеют выводимые в ней значения. Но немаловажной составляющей является также и её оформление. Некоторые пользователи считают это второстепенным фактором и не обращают на него особого внимания. А зря, ведь красиво оформленная таблица является важным условием для лучшего её восприятия и понимания пользователями. Особенно большую роль в этом играет визуализация данных. Например, с помощью инструментов визуализации можно окрасить ячейки таблицы в зависимости от их содержимого. Давайте узнаем, как это можно сделать в программе Excel.
Конечно, всегда приятно иметь хорошо оформленную таблицу, в которой ячейки в зависимости от содержимого, окрашиваются в разные цвета. Но особенно актуальна данная возможность для больших таблиц, содержащих значительный массив данных. В этом случае заливка цветом ячеек значительно облегчит пользователям ориентирование в этом огромном количестве информации, так как она, можно сказать, будет уже структурированной.
Элементы листа можно попытаться раскрасить вручную, но опять же, если таблица большая, то это займет значительное количество времени. К тому же, в таком массиве данных человеческий фактор может сыграть свою роль и будут допущены ошибки. Не говоря уже о том, что таблица может быть динамической и данные в ней периодически изменяются, причем массово. В этом случае вручную менять цвет вообще становится нереально.
Но выход существует. Для ячеек, которые содержат динамические (изменяющиеся) значения применяется условное форматирование, а для статистических данных можно использовать инструмент «Найти и заменить» .
Способ 1: условное форматирование
С помощью условного форматирования можно задать определенные границы значений, при которых ячейки будут окрашиваться в тот или иной цвет. Окрашивание будет проводиться автоматически. В случае, если значение ячейки, вследствие изменения выйдет за пределы границы, то автоматически произойдет перекрашивание данного элемента листа.
Посмотрим, как этот способ работает на конкретном примере. Имеем таблицу доходов предприятия, в которой данные разбиты помесячно. Нам нужно выделить разными цветами те элементы, в которых величина доходов менее 400000 рублей, от 400000 до 500000 рублей и превышает 500000 рублей.
- Выделяем столбец, в котором находится информация по доходам предприятия. Затем перемещаемся во вкладку «Главная» . Щелкаем по кнопке «Условное форматирование» , которая располагается на ленте в блоке инструментов «Стили» . В открывшемся списке выбираем пункт «Управления правилами…» .
- Запускается окошко управления правилами условного форматирования. В поле «Показать правила форматирования для» должно быть установлено значение «Текущий фрагмент» . По умолчанию именно оно и должно быть там указано, но на всякий случай проверьте и в случае несоответствия измените настройки согласно вышеуказанным рекомендациям. После этого следует нажать на кнопку «Создать правило…» .
- Открывается окно создания правила форматирования. В списке типов правил выбираем позицию . В блоке описания правила в первом поле переключатель должен стоять в позиции «Значения» . Во втором поле устанавливаем переключатель в позицию «Меньше» . В третьем поле указываем значение, элементы листа, содержащие величину меньше которого, будут окрашены определенным цветом. В нашем случае это значение будет 400000 . После этого жмем на кнопку «Формат…» .
- Открывается окно формата ячеек. Перемещаемся во вкладку «Заливка» . Выбираем тот цвет заливки, которым желаем, чтобы выделялись ячейки, содержащие величину менее 400000 . После этого жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
- Возвращаемся в окно создания правила форматирования и там тоже жмем на кнопку «OK» .
- После этого действия мы снова будем перенаправлены в Диспетчер правил условного форматирования . Как видим, одно правило уже добавлено, но нам предстоит добавить ещё два. Поэтому снова жмем на кнопку «Создать правило…» .
- И опять мы попадаем в окно создания правила. Перемещаемся в раздел «Форматировать только ячейки, которые содержат» . В первом поле данного раздела оставляем параметр «Значение ячейки» , а во втором выставляем переключатель в позицию «Между» . В третьем поле нужно указать начальное значение диапазона, в котором будут форматироваться элементы листа. В нашем случае это число 400000 . В четвертом указываем конечное значение данного диапазона. Оно составит 500000 . После этого щелкаем по кнопке «Формат…» .
- В окне форматирования снова перемещаемся во вкладку «Заливка» , но на этот раз уже выбираем другой цвет, после чего жмем на кнопку «OK» .
- После возврата в окно создания правила тоже жмем на кнопку «OK» .
- Как видим, в Диспетчере правил у нас создано уже два правила. Таким образом, осталось создать третье. Щелкаем по кнопке «Создать правило» .
- В окне создания правила опять перемещаемся в раздел «Форматировать только ячейки, которые содержат» . В первом поле оставляем вариант «Значение ячейки» . Во втором поле устанавливаем переключатель в полицию «Больше» . В третьем поле вбиваем число 500000 . Затем, как и в предыдущих случаях, жмем на кнопку «Формат…» .
- В окне «Формат ячеек» опять перемещаемся во вкладку «Заливка» . На этот раз выбираем цвет, который отличается от двух предыдущих случаев. Выполняем щелчок по кнопке «OK» .
- В окне создания правил повторяем нажатие на кнопку «OK» .
- Открывается Диспетчер правил . Как видим, все три правила созданы, поэтому жмем на кнопку «OK» .
- Теперь элементы таблицы окрашены согласно заданным условиям и границам в настройках условного форматирования.
- Если мы изменим содержимое в одной из ячеек, выходя при этом за границы одного из заданных правил, то при этом данный элемент листа автоматически сменит цвет.
Кроме того, можно использовать условное форматирование несколько по-другому для окраски элементов листа цветом.
Способ 2: использование инструмента «Найти и выделить»
Если в таблице находятся статические данные, которые не планируется со временем изменять, то можно воспользоваться инструментом для изменения цвета ячеек по их содержимому под названием «Найти и выделить» . Указанный инструмент позволит отыскать заданные значения и изменить цвет в этих ячейках на нужный пользователю. Но следует учесть, что при изменении содержимого в элементах листа, цвет автоматически изменяться не будет, а останется прежним. Для того, чтобы сменить цвет на актуальный, придется повторять процедуру заново. Поэтому данный способ не является оптимальным для таблиц с динамическим содержимым.
Посмотрим, как это работает на конкретном примере, для которого возьмем все ту же таблицу дохода предприятия.
- Выделяем столбец с данными, которые следует отформатировать цветом. Затем переходим во вкладку «Главная» и жмем на кнопку «Найти и выделить» , которая размещена на ленте в блоке инструментов «Редактирование» . В открывшемся списке кликаем по пункту «Найти» .
- Запускается окно «Найти и заменить»
во вкладке «Найти»
. Прежде всего, найдем значения до 400000
рублей. Так как у нас нет ни одной ячейки, где содержалось бы значение менее 300000
рублей, то, по сути, нам нужно выделить все элементы, в которых содержатся числа в диапазоне от 300000
до 400000
. К сожалению, прямо указать данный диапазон, как в случае применения условного форматирования, в данном способе нельзя.
Но существует возможность поступить несколько по-другому, что нам даст тот же результат. Можно в строке поиска задать следующий шаблон «3?????» . Знак вопроса означает любой символ. Таким образом, программа будет искать все шестизначные числа, которые начинаются с цифры «3» . То есть, в выдачу поиска попадут значения в диапазоне 300000 – 400000 , что нам и требуется. Если бы в таблице были числа меньше 300000 или меньше 200000 , то для каждого диапазона в сотню тысяч поиск пришлось бы производить отдельно.
Вводим выражение «3?????» в поле «Найти» и жмем на кнопку «Найти все ».
- После этого в нижней части окошка открываются результаты поисковой выдачи. Кликаем левой кнопкой мыши по любому из них. Затем набираем комбинацию клавиш Ctrl+A . После этого выделяются все результаты поисковой выдачи и одновременно выделяются элементы в столбце, на которые данные результаты ссылаются.
- После того, как элементы в столбце выделены, не спешим закрывать окно «Найти и заменить» . Находясь во вкладке «Главная» в которую мы переместились ранее, переходим на ленту к блоку инструментов «Шрифт» . Кликаем по треугольнику справа от кнопки «Цвет заливки» . Открывается выбор различных цветов заливки. Выбираем тот цвет, который мы желаем применить к элементам листа, содержащим величины менее 400000 рублей.
- Как видим, все ячейки столбца, в которых находятся значения менее 400000 рублей, выделены выбранным цветом.
- Теперь нам нужно окрасить элементы, в которых располагаются величины в диапазоне от 400000 до 500000 рублей. В этот диапазон входят числа, которые соответствуют шаблону «4??????» . Вбиваем его в поле поиска и щелкаем по кнопке «Найти все» , предварительно выделив нужный нам столбец.
- Аналогично с предыдущим разом в поисковой выдаче производим выделение всего полученного результата нажатием комбинации горячих клавиш CTRL+A . После этого перемещаемся к значку выбора цвета заливки. Кликаем по нему и жмем на пиктограмму нужного нам оттенка, который будет окрашивать элементы листа, где находятся величины в диапазоне от 400000 до 500000 .
- Как видим, после этого действия все элементы таблицы с данными в интервале с 400000 по 500000 выделены выбранным цветом.
- Теперь нам осталось выделить последний интервал величин – более 500000 . Тут нам тоже повезло, так как все числа более 500000 находятся в интервале от 500000 до 600000 . Поэтому в поле поиска вводим выражение «5?????» и жмем на кнопку «Найти все» . Если бы были величины, превышающие 600000 , то нам бы пришлось дополнительно производить поиск для выражения «6?????» и т.д.
- Опять выделяем результаты поиска при помощи комбинации Ctrl+A . Далее, воспользовавшись кнопкой на ленте, выбираем новый цвет для заливки интервала, превышающего 500000 по той же аналогии, как мы это делали ранее.
- Как видим, после этого действия все элементы столбца будут закрашены, согласно тому числовому значению, которое в них размещено. Теперь можно закрывать окно поиска, нажав стандартную кнопку закрытия в верхнем правом углу окна, так как нашу задачу можно считать решенной.
- Но если мы заменим число на другое, выходящее за границы, которые установлены для конкретного цвета, то цвет не поменяется, как это было в предыдущем способе. Это свидетельствует о том, что данный вариант будет надежно работать только в тех таблицах, в которых данные не изменяются.
Как видим, существует два способа окрасить ячейки в зависимости от числовых значений, которые в них находятся: с помощью условного форматирования и с использованием инструмента «Найти и заменить» . Первый способ более прогрессивный, так как позволяет более четко задать условия, по которым будут выделяться элементы листа. К тому же, при условном форматировании цвет элемента автоматически меняется, в случае изменения содержимого в ней, чего второй способ делать не может. Впрочем, заливку ячеек в зависимости от значения путем применения инструмента «Найти и заменить» тоже вполне можно использовать, но только в статических таблицах.
Для выполнения этой задачи будем использовать возможности условного форматирования.
Возьмем таблицу, содержащую список заказов, сроки их исполнения, текущий статус и стоимость. Попробуем сделать так, чтобы ее ячейки раскрашивались сами, в зависимости от их содержимого.
Инструкция для Excel 2010
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Как это сделать в Excel 2007
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Выделим ячейки с ценами заказов и, нажав на стрелочку рядом с кнопкой «Условное форматирование», выберем «Создать правило».
Выберем четвертый пункт, позволяющий сравнивать текущие значения со средним. Нас интересуют значения выше среднего. Нажав кнопку «Формат», зададим цвет ячеек.
Подтверждаем наш выбор, и ячейки с ценой выше средней окрасились в голубой цвет, привлекая наше внимание к дорогим заказам.
Выделим ячейки со статусами заказов и создадим новое правило. На этот раз используем второй вариант, позволяющий проверять содержимое ячейки. Выберем «Текст», «содержит» и введем слово «Выполнен». Зададим зеленый цвет, подтверждаем, и выполненные работы у нас позеленели.
Ну и сделаем еще одно правило, окрашивающее просроченные заказы в красный цвет. Выделяем даты выполнения заказов. При создании правила снова выбираем второй пункт, но на этот раз задаем «Значение ячейки», «меньше», а в следующем поле вводим функцию, возвращающую сегодняшнюю дату.
«ОК», и мы получили весело разукрашенную таблицу, позволяющую наглядно отслеживать ход выполнения заказов.
Обратили внимание, что статусы задаются выбором из выпадающего списка значений? Как делать такие списки, мы рассказывали в инструкции .
Как это сделать в Excel 2003
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
«Условное форматирование» в меню «Формат». Тут понадобится немного больше ручной работы. Вот так будут выглядеть настройки для нашей первой задачи – закрасить ячейки со значениями больше средних.
Придется вручную ввести функцию «=СРЗНАЧ()», поставить курсор между скобками, нажать на кнопочку рядом и мышкой указать нужный диапазон.
Но принцип действий тот же самый.
Покоряйте Excel и до новых встреч!
Узнайте, как на листах Excel быстро изменять цвет целой строки в зависимости от значения одной ячейки. Посмотрите приёмы и примеры формул для числовых и текстовых значений.
В одной из предыдущих статей мы обсуждали, как изменять цвет ячейки в зависимости от её значения . На этот раз мы расскажем о том, как в Excel 2010 и 2013 выделять цветом строку целиком в зависимости от значения одной ячейки, а также раскроем несколько хитростей и покажем примеры формул для работы с числовыми и текстовыми значениями.
Как изменить цвет строки на основании числового значения одной из ячеек
Предположим, у нас есть вот такая таблица заказов компании:
Мы хотим раскрасить различными цветами строки в зависимости от заказанного количества товара (значение в столбце Qty. ), чтобы выделить самые важные заказы. Справиться с этой задачей нам поможет инструмент Excel – «Условное форматирование ».
Как видите, изменять в Excel цвет целой строки на основании числового значения одной из ячеек – это совсем не сложно. Далее мы рассмотрим ещё несколько примеров формул и парочку хитростей для решения более сложных задач.
Как создать несколько правил условного форматирования с заданным приоритетом
В таблице из предыдущего примера, вероятно, было бы удобнее использовать разные цвета заливки, чтобы выделить строки, содержащие в столбце Qty. различные значения. К примеру, создать ещё одно правило условного форматирования для строк, содержащих значение 10 или больше, и выделить их розовым цветом. Для этого нам понадобится формула:
Для того, чтобы оба созданных нами правила работали одновременно, нужно расставить их в нужном приоритете.
Как изменить цвет строки на основании текстового значения одной из ячеек
Чтобы упростить контроль выполнения заказа, мы можем выделить в нашей таблице различными цветами строки заказов с разным статусом доставки, информация о котором содержится в столбце Delivery :
- Если срок доставки заказа находится в будущем (значение Due in X Days ), то заливка таких ячеек должна быть оранжевой;
- Если заказ доставлен (значение Delivered ), то заливка таких ячеек должна быть зелёной;
- Если срок доставки заказа находится в прошлом (значение Past Due ), то заливка таких ячеек должна быть красной.
И, конечно же, цвет заливки ячеек должен изменяться, если изменяется статус заказа.
С формулой для значений Delivered и Past Due всё понятно, она будет аналогичной формуле из нашего первого примера:
=$E2="Delivered"
=$E2="Past Due"
Сложнее звучит задача для заказов, которые должны быть доставлены через Х дней (значение Due in X Days ). Мы видим, что срок доставки для различных заказов составляет 1, 3, 5 или более дней, а это значит, что приведённая выше формула здесь не применима, так как она нацелена на точное значение.
В данном случае удобно использовать функцию ПОИСК (SEARCH) и для нахождения частичного совпадения записать вот такую формулу:
ПОИСК("Due in";$E2)>0
=SEARCH("Due in",$E2)>0
В данной формуле E2 – это адрес ячейки, на основании значения которой мы применим правило условного форматирования; знак доллара $ нужен для того, чтобы применить формулу к целой строке; условие “>0 ” означает, что правило форматирования будет применено, если заданный текст (в нашем случае это “Due in”) будет найден.
Подсказка: Если в формуле используется условие “>0 “, то строка будет выделена цветом в каждом случае, когда в ключевой ячейке будет найден заданный текст, вне зависимости от того, где именно в ячейке он находится. В примере таблицы на рисунке ниже столбец Delivery (столбец F) может содержать текст “Urgent, Due in 6 Hours” (что в переводе означает – Срочно, доставить в течение 6 часов), и эта строка также будет окрашена.
Для того, чтобы выделить цветом те строки, в которых содержимое ключевой ячейки начинается с заданного текста или символов, формулу нужно записать в таком виде:
ПОИСК("Due in";$E2)=1
=SEARCH("Due in",$E2)=1
Нужно быть очень внимательным при использовании такой формулы и проверить, нет ли в ячейках ключевого столбца данных, начинающихся с пробела. Иначе можно долго ломать голову, пытаясь понять, почему же формула не работает.
Итак, выполнив те же шаги, что и в , мы создали три правила форматирования, и наша таблица стала выглядеть вот так:
Как изменить цвет ячейки на основании значения другой ячейки
На самом деле, это частный случай . Вместо целой таблицы выделяем столбец или диапазон, в котором нужно изменить цвет ячеек, и используем формулы, описанные выше.
Например, мы можем настроить три наших правила таким образом, чтобы выделять цветом только ячейки, содержащие номер заказа (столбец Order number ) на основании значения другой ячейки этой строки (используем значения из столбца Delivery ).
Как задать несколько условий для изменения цвета строки
Если нужно выделить строки одним и тем же цветом при появлении одного из нескольких различных значений, то вместо создания нескольких правил форматирования можно использовать функции И (AND), ИЛИ (OR) и объединить таким образом нескольких условий в одном правиле.
Например, мы можем отметить заказы, ожидаемые в течение 1 и 3 дней, розовым цветом, а те, которые будут выполнены в течение 5 и 7 дней, жёлтым цветом. Формулы будут выглядеть так:
ИЛИ($F2="Due in 1 Days";$F2="Due in 3 Days")
=OR($F2="Due in 1 Days",$F2="Due in 3 Days")
ИЛИ($F2="Due in 5 Days";$F2="Due in 7 Days")
=OR($F2="Due in 5 Days",$F2="Due in 7 Days")
Для того, чтобы выделить заказы с количеством товара не менее 5, но не более 10 (значение в столбце Qty. ), запишем формулу с функцией И (AND):
И($D2>=5;$D2<=10)
=AND($D2>=5,$D2<=10)
Конечно же, в своих формулах Вы можете использовать не обязательно два, а столько условий, сколько требуется. Например:
ИЛИ($F2="Due in 1 Days";$F2="Due in 3 Days";$F2="Due in 5 Days")
=OR($F2="Due in 1 Days",$F2="Due in 3 Days",$F2="Due in 5 Days")
Подсказка: Теперь, когда Вы научились раскрашивать ячейки в разные цвета, в зависимости от содержащихся в них значений, возможно, Вы захотите узнать, сколько ячеек выделено определённым цветом, и посчитать сумму значений в этих ячейках. Хочу порадовать Вас, это действие тоже можно сделать автоматически, и решение этой задачи мы покажем в статье, посвящённой вопросу Как в Excel посчитать количество, сумму и настроить фильтр для ячеек определённого цвета .
Мы показали лишь несколько из возможных способов сделать таблицу похожей на полосатую зебру, окраска которой зависит от значений в ячейках и умеет меняться вместе с изменением этих значений. Если Вы ищите для своих данных что-то другое, дайте нам знать, и вместе мы обязательно что-нибудь придумаем.
Для того чтобы в документе, сделанном в MS Excel, правильно расставить акценты, можно увеличить размеры ячеек, выбрать другой шрифт или размер букв, а можно закрасить квадратики, на которые точно нужно обратить внимание.
Вот сейчас мы разберемся, как выделять ячейки цветом в Экселе, или изменить цвет тех, которые уже закрашены. Как сделать так, чтобы ячейка изменяла цвет по заданному условию, в зависимости от вписанного в нее значения, и как работать с созданными правилами.
Простая заливка блока
Закрасить один или несколько блоков в Экселе не сложно. Сначала выделите их и на вкладке «Главная» нажмите на стрелку возле ведерка с краской, чтобы развернуть список. Выберите оттуда подходящий цвет, а если ничего не подойдет, нажимайте «Другие цвета» .
Кстати, таким образом можно залить целую строку, просто предварительно кликните по ее номеру, чтобы выделить. Про выделение ячеек в Экселе можете прочесть отдельную статью.
Если же Вы работаете с таблицей, в которой уже что-то закрашено, тогда поменять цвет блоков, или вовсе его убрать можно так. Нажмите по нему и из цветов или выберите новый, или кликните по варианту «Нет» .
В зависимости от введенных данных
Теперь рассмотрим, как сделать так, чтобы ячейка меняла цвет исходя из заданного условия. Используется для этого условное форматирование , про которое на сайте есть отдельная статья.
Текстовых
Возьмем для примера следующую таблицу. Давайте в ней сделаем так, чтобы красный соответствовал яблоку, желтый – груше, а оранжевый – апельсину.
Выделяем данные, с которыми будем работать, в моем случае – это названия фруктов. Потом нажимаем «Условное форматирование» , которое будем постоянно использовать дальше. Из списка кликните по «Создать правило» .
Открывается вот такое окно. Вверху выбираем тип – «Форматировать только ячейки, которые содержат» , дальше тоже будем отмечать именно его. Чуть ниже указываем условия: у нас текст, который содержит определенные слова. В последнем поле или нажмите на кнопку и укажите ячейку, или впишите текст.
Отличие в том, что поставив ссылку на ячейку (=$B$4 ), условие будет меняться в зависимости от того, что в ней набрано. Например, вместо яблока в В4 укажу смородину, соответственно поменяется правило, и будут закрашены блоки с таким же текстом. А если именно в поле вписать яблоко, то искаться будет конкретно это слово, и оно ни от чего зависеть не будет.
Здесь выберите цвет заливки и нажмите «ОК» . Для просмотра всех вариантов кликните по кнопке «Другие» .
Правило создано и сохраняем его, нажатием кнопки «ОК» .
В результате, все блоки, в которых был указанный текст, закрасились в красный.
Также создаются правила и для остальных фруктов, выбирается только другой вариант заливки.
Числовых
Теперь разберемся с числовыми данными. Давайте числа в столбце D разместим на определенный фон по тому условию, которое зададим.
Выделяем столбец, создаем правило, указываем его тип. Дальше прописываем – «Значение» «больше» «15» . Последнее число можете или ввести вручную, или указать адрес ячейки, откуда будут браться данные. Определяемся с заливкой, жмем «ОК» .
Блоки, где введены числа больше выбранного, закрасились.
Давайте для выделенных ячеек укажем еще правила – выберите «Управление правилами» .
Здесь все выбирайте, как я описывала выше, только нужно изменить цвет и поставить условие «меньше или равно» .
Когда все будет готово, нажимайте «Применить» и «ОК» .
Все работает, значения равные и ниже 15 закрашены бледно голубым.
Здесь хорошо была бы видна и разница между завезенным и проданным товаром. Выделяем два столбца и нажимаем «Правила выделения ячеек» – «Повторяющиеся значения» . Выберите подходящий цвет. После этого, если две ячейки рядом будут цветные – значит, те фрукты, которые завезли, все продали.
Давайте на примере последнего столбца покажу, как сделать, чтобы ячейка меняла цвет в зависимости от указанного значения. Выделяем их и заходим в «Управление правилами» .
Создаем новое для текущего фрагмента, если нужно в данном выпадающем списке можно выбрать или для всего листа целиком, или для других листов.
Выбираем нужные пункты в открывшемся окошке. Я залью темно зеленым все значения, что больше 90. Поскольку в последнем поле я указала адрес (=$F$15 ), то при изменении в ячейке числа 90, например, на 110, правило также поменяется. Сохраните изменения, кликнув по кнопке «ОК» .
Создам еще одно правило, но в нем подсвечу светло зеленым все, что меньше или равняется 90. Не забывайте все сохранять, нажав на кнопочки, справа внизу.
Вот, что получилось. Из последнего столбца, можно визуально быстро определить прибыль от продажи какого товара была больше.
Например, если изменится цена, то будут пересмотрены и правила. Если значение станет больше или меньше заданного, то и цвет ячейки автоматически поменяется.
Думаю, Вы обратили внимание, что правило создается не только для текста и чисел, но и дат, и в зависимости от заполнения и наличия ошибок в ячейках. Указывайте условие, выбирайте цвет и сохраняйте.
Чтобы посмотреть, что Вы подобавляли, выберите диапазон и в окне «Управление правилами» будет полный список. Используя кнопки вверху их можно добавлять, изменять или удалять.
Выбирая инструменты на закладке: «ГЛАВНАЯ» в разделе «Стили» из выпадающего меню «Условное форматирование» нам доступна целая группа «Правила отбора первых и последних значений». Однако часто необходимо сравнить и выделить цветом ячейки в Excel, но ни один из вариантов готовых решений не соответствует нашим условиям. Например, в конструкции условия мы хотим использовать больше критериев или выполнять более сложные вычисления. Всегда можно выбрать последнюю опцию «Другие правила» она же является опцией «Создать правило». Условное форматирование позволяет использовать формулу для создания сложных критериев сравнения и отбора значений. Создавая свои пользовательские правила для условного форматирования с использованием различных формул мы себя ничем не ограничиваем.
Как сравнить столбцы в Excel и выделить цветом их ячейки?
Для наглядности разберем конкретный пример создания условного форматирования с формулами. Для примера возьмем простую таблицу отчета прибыльности магазинов за прошлый и текущий год. Наше правило должно заставить Excel выделить цветом при условии, что суммы магазинов текущего года имеют отрицательную прибыль (убыток) и они больше, чем в прошлом году:
Чтобы создать новое пользовательское правило делаем следующее:
Обратите внимание! В данной формуле мы используем только относительные ссылки на ячейки – это важно. Ведь нам нужно чтобы формула анализировала все ячейки выделенного диапазона.
Как выделить цветом ячейку в Excel по условию?
Теперь оранжевым цветом выделим те суммы магазинов, которые в текущем году меньше чем в прошлом и с отрицательной прибылью. Создадим второе правило для этого же диапазона D2:D12:
Мы видим, что получили не совсем ожидаемый результат, так как созданное новое правило всегда имеет высший приоритет по сравнению со старыми правилами условного форматирования в Excel. Необходимо снизить приоритет для нового правила. Чтобы проанализировать данную особенность наглядно и настроить соответствующим образом необходимо выбрать инструмент: ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».
Выберите новое оранжевое правило в появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» и нажмите на кнопку «Вниз» (CTRL+стрелка вниз), как показано на рисунке:
Как видите последовательность правил очень важна если их много присвоено для одного и того же диапазона ячеек:
На первый взгляд может показаться что несколько правил могут форматировать одну и туже ячейку одновременно. В принципе это так, но при определенном условии, что все правила будут использовать разные типы форматирования. Например, правило 1 – изменяет шрифт, 2 – меняет заливку, 3 – добавляет границу, 4 – узор и т.д. Но если после выполнения любого правила, когда его условие выполнено, было проверено следующее правило для данной ячейки, тогда следует в окне диспетчера отметить галочкой в колонке «Остановить если истина»:
И наконец добавим третье правило для выделения цветом ячеек сумм магазинов, где положительная прибыль и больше чем в прошлом году. Введите новую формулу:
Этим ячейкам будет присвоен зеленый цвет и жмем везде ОК.
Примечание. В формуле можно использовать любые ссылки для текущего листа. В версии Excel 2010 можно ссылаться и на другие листы. А в Excel 2007 к другим листам можно обращаться только через имена диапазонов. Мы рекомендуем во всех версиях Excel ссылаться на другие листы через имена, так как это позволяет избежать множество ошибок при создании пользовательских правил для условного форматирования.