Sənədləri, təqdimatları və ya kitabları yoxlayarkən gizli və şəxsi məlumatların silinməsi. Şəxsi məlumatların uçotunun və saxlanmasının təşkili. Təqdimat qeydləri

Müəyyən Office sənədlərinin elektron surətini müştərilər və ya həmkarlarınızla paylaşırsınızsa, sənəddə gizli və şəxsi məlumatların olub olmadığını yoxlamağı tövsiyə edirik. Bu gizli məlumat təqdim edilməzdən əvvəl silinə bilər ümumi giriş sənədə digər insanlara. Word, Excel, PowerPoint və ya Visio-da Sənəd Müfəttişi funksiyası paylaşmağı planlaşdırdığınız sənədlərdə gizli məlumatları və şəxsi məlumatları tapıb silməyə kömək edir.

Gizli məlumat aşağıdakıları əhatə edə bilər:

gizli məlumatlar və ya Word sənədlərində verilməyən şəxsi məlumatlar

Excel məlumatları digər insanlarla əməkdaşlıq edərkən iş kitabına əlavə olunur

təqdimatda və ya onun metadatasında saxlanıla bilən PowerPoint proqramında gizli məlumatlar və şəxsi məlumatlar.

Visio çertyojlarında sənəd məlumatı və fayl xassələri

Qeyd: Sənədinizi Microsoft-a təqdim etməyincə, ondan heç bir məlumat əldə edə bilməyəcəyik.

Bu məqalə adətən Office sənədlərində saxlanılan məlumat növlərini təsvir edir ki, siz sənəddə və ya metadatada nəyi saxlamağınızı və nəyi siləcəyinizi seçə biləsiniz. Sənəd Müfəttişinin silə bilmədiyi bəzi məlumatlar üçün Word, Excel və PowerPoint haqqında daha çox məlumata aparan cədvəllərə baxın.

Müştərilər və ya həmkarlarınızla bölüşmək istədiyiniz Word sənədinin elektron surəti çox vaxt sənədin özündə və ya sənəd xassələrində və ya metadatada saxlanılan gizli məlumatları və ya şəxsi məlumatları ehtiva edir.

Məsləhət: Sadəcə qeydlərinizi çap etməmək istəyirsinizsə, keçin fayl _yt_ Möhür, seçin Bütün səhifələri çap edin və qutunun işarəsini çıxarın çap düzəlişləri.

Word sənədlərində aşağıdakı növ gizli və şəxsi məlumatlar ola bilər:

Qeydlər, qeydə alınmış düzəlişlər üçün düzəlişlər, düzəlişlər və əlyazma qeydləri Sənəd yaratmaq üçün başqaları ilə əməkdaşlıq edirsinizsə, sənəddə düzəlişlər və düzəlişlər, qeydlər, əlyazma qeydləri və düzəlişlər kimi elementlər ola bilər. Bu məlumat digər insanlara sənəd üzərində işləmiş şəxslərin adlarını, rəyçilərin şərhlərini və sənədə edilən və kənar əməkdaşlıq üçün lazım olmayan dəyişiklikləri görməyə imkan verir.

Sənəd Xüsusiyyətləri və Metadata: Müəllif, Mövzu və Başlıq kimi sənəd məlumatı. Sənəd xassələrinə avtomatik olaraq saxlanılan məlumatlar da daxildir Ofis proqramları məsələn, sənədi sonuncu dəfə saxlayan şəxsin adı və sənədin yaradıldığı tarix. Müəyyən funksiyalardan istifadə etmisinizsə, sənəddə həmçinin e-poçt başlıqları, təqdimetmə və təsdiqləmə məlumatları, marşrutlar və şablon adları kimi əlavə şəxsi məlumatlar ola bilər.

Başlıqlar və altbilgilər və Word sənədlərindəki su nişanları başlıqlar və altbilgilərdə məlumatları ehtiva edə bilər. Alternativ olaraq, Word sənədinizə su nişanı əlavə etmiş ola bilərsiniz.

Gizli mətn Word sənədlərində gizli mətn kimi formatlanmış mətn ola bilər. Sənəddə gizli mətnin olub-olmadığını bilmirsinizsə, onu tapmaq üçün Sənəd müfəttişindən istifadə edə bilərsiniz.

Sənəd Server Xüsusiyyətləri Sənəd sənəd idarəetmə serverində, məsələn, Sənəd İş Sahəsi saytı və ya Windows SharePoint Services-də yaradılmış kitabxana kimi yerdə saxlanılıbsa, sənəddə əlavə sənəd xassələri və ya həmin server yeri ilə əlaqəli məlumat ola bilər.

Fərdi XML məlumatları. Sənədlər sənədin özündə göstərilməyən xüsusi XML məlumatlarını ehtiva edə bilər. Bu XML məlumatları Sənəd müfəttişindən istifadə etməklə aşkar edilə və silinə bilər.

sənəd müfəttişindən istifadə etməklə

Sənəd Müfəttişindən istifadə edərək, siz gizli və şəxsi məlumatları tapa və silə bilərsiniz Word sənədləri... Word sənədlərinin elektron nüsxələrini, məsələn, e-poçt mesajlarına əlavələr kimi paylaşmazdan əvvəl Sənəd Müfəttişini işə salmağın mənası var.

Word sənədlərində Sənəd müfəttişini tapın və silin

Word-də Sənəd Müfəttişi Word sənədlərinə xas olan gizli və şəxsi məlumatları tapmaq və silmək imkanı verən bir neçə müxtəlif modulları ehtiva edir. Siyahı fərqli növlər Sənəd müfəttişindən istifadə etməklə Word sənədlərindən aşkarlana və silinə bilən gizli və ya şəxsi məlumatlar aşağıdakı cədvəldə təqdim olunur.

Qeydlər:

Excel iş kitabının elektron nüsxəsini paylaşarkən, iş kitabına gizli məlumat və ya iş kitabının özündə və ya sənəd xassələrində (metadata) saxlanıla bilən şəxsi məlumat kimi baxdığınızdan əmin olun.

Excel-də Sənəd Müfəttişi ilə siz gizli və şəxsi məlumatları tapa və silə bilərsiniz.

Qeyd: Başqalarına göndərilən iş kitablarından gizli və şəxsi məlumatları silə bilsəniz də, Excel iş kitabı paylaşılan iş kitabı kimi saxlanılıbsa, siz qeydləri, qeydləri, sənəd xüsusiyyətlərini və ya şəxsi məlumatları iş kitabından silə bilməzsiniz. Bu datanı paylaşılan iş kitabından silmək üçün əvvəlcə onu kopyalayın və paylaşmadan çıxarın.

Gizli və şəxsi məlumatların axtarışı və silinməsi

Sənəd müfəttişi ilə siz Excel iş kitablarından gizli və şəxsi məlumatları silə bilərsiniz. Kitabların elektron nüsxələrini, məsələn, e-poçt mesajlarına əlavələr kimi paylaşmazdan əvvəl Sənəd Müfəttişini işə salmağın mənası var.

Excel-də gizli və şəxsi məlumatların növləri

Excel iş kitablarında gizli və şəxsi məlumatların mənbəyi ola biləcək bəzi elementlər aşağıda verilmişdir.

Qeydlər və əlyazma qeydləri.Əgər iş dəftəri digər istifadəçilərlə birgə müəllif olubsa, onda qeydlər və əlyazma qeydləri ola bilər. Bu məlumat başqalarına kitaba töhfə verən insanların adlarını bilməyə, rəyçi qeydlərinə baxmaqa və kitabda edilən dəyişiklikləri görməyə imkan verir.

Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar Digərlərində olduğu kimi Excel-də də metadata və ya sənəd xüsusiyyətləri Ofis proqramları müəllif, mövzu və başlıq haqqında məlumat daxil olmaqla. Office avtomatik olaraq iş kitabını ən son saxlayan şəxsin adını, sənədin yaradılma tarixini və sənədin yerini (Excel 2013 və ya daha sonra) saxlayır. E-poçt başlıqları, məlumat göndərmə, görünüş, marşrutlar, printer xüsusiyyətləri (printer yolu və gizli kod Secure Print) və dərc üçün fayl yolu məlumatı. Veb səhifələr.

Başlıqlar və altbilgilər. Excel iş kitablarında başlıq və altbilgilərdə məlumatlar ola bilər.

Gizli sətirlər, sütunlar və vərəqlər. Sətirlər, sütunlar və bütün vərəqlər kitabda gizlənə bilər. Gizli sətirləri, sütunları və ya vərəqləri ehtiva edən iş kitabının nüsxəsini yaydığınız zaman başqaları onları göstərə və onlarda olan məlumatları görə bilər.

Sənəd Server Xüsusiyyətləri. Document Workspace saytı və ya Windows SharePoint Services kitabxanası kimi sənəd idarəetmə serverində saxlanılan iş kitabında əlavə sənəd xüsusiyyətləri və ya server yeri məlumatı ola bilər.

Fərdi XML məlumatları. Excel iş kitablarında sənədin özündə görünməyən xüsusi XML məlumatı ola bilər. Bu XML məlumatları Sənəd müfəttişindən istifadə etməklə aşkar edilə və silinə bilər.

Görünməz məzmun. Kitablarda görünməz kimi formatlanmış obyektlər ola bilər.

Daxili fayllar və ya obyektlər. Kitablar daxil edilmiş fayllardan ibarət ola bilər (məsələn, Ofis sənədləri və ya mətn faylları) və ya görünməz məlumatları ehtiva edən daxil edilmiş obyektlər (məsələn, qrafiklər və ya tənliklər).

VBA kod əsaslı makrolar. Kitablar makrolar, VBA modulları, COM və ActiveX nəzarətləri, xüsusi formalar və ya ola bilər xüsusi funksiyalar gizli məlumatları ehtiva edə bilər.

Keşlənmiş məlumatları olan elementlər.İş kitablarında görünməyən pivot cədvəllər, pivot diaqramlar, dilimləyicilər, vaxt qrafikləri və kub düsturları üçün keşlənmiş məlumatlar ola bilər.

Excel sorğularıİş dəftərlərində daxil edilmiş gizli Excel sorğu sualları ola bilər Excel Online və kitabda saxlanılır, lakin orada görünmür.

Skript meneceri skriptləri. Kitablar skript menecerindən istifadə etməklə müəyyən edilmiş skriptlərdən ibarət ola bilər. Onlar keşlənmiş və ya gizli məlumatları ehtiva edə bilər.

Filtrlər.İş kitablarında keşlənmiş və ya gizli məlumatların iş kitablarında qalmasına səbəb ola biləcək aktiv avtofiltrlər və ya cədvəl filtrləri ola bilər.

Gizli adlar. Kitablarda gizli məlumat mənbəyi ola biləcək gizli adlar ola bilər.

Excel sənədlərində sənəd müfəttişini tapın və silin

Sənəd müfəttişi tapdığı, Excel iş kitabları ilə əlaqəli gizli və şəxsi məlumatları ehtiva edə bilən elementləri göstərir. Aşağıdakı cədvəldə Sənəd müfəttişindən istifadə etməklə iş kitablarından silinə bilən bu cür məlumatların növləri verilmişdir.

Qeydlər:

Hamısı deyil Excel funksiyaları Cədvəldə sadalananlar dəstəklənir Microsoft Excel Başlanğıc 2010.

Əgər təşkilatınızdakı Sənəd Müfəttişinə fərdi modullar əlavə edilibsə, əlavə məlumat növləri tapıla bilər.

Sənəd Müfəttişi iş kitabında görünməyən məlumatları ehtiva edə bilən aşağıdakı elementləri tapır. O, onları silə bilmir, çünki bu, kitabın düzgün işləməməsinə səbəb ola bilər. Siz tapdığınız hər bir elementə əvvəlcədən baxa və onu əl ilə silmək və ya statik rəsm kimi heç bir gizli məlumatı olmayan elementlə əvəz etmək qərarına gələ bilərsiniz.

Siz Sənəd müfəttişindən istifadə edərək PowerPoint təqdimatlarında gizli məlumatları axtarıb silə bilərsiniz.

Məsləhət: Sadəcə qeydlərinizi çap etməmək istəyirsinizsə, nişanı açın fayl _yt_ Möhür, ölçüsündə slaydlara klikləyin bütün səhifə və qutunun işarəsini çıxarın qeydləri çap edin.

Gizli və şəxsi məlumatların axtarışı və silinməsi

Gizli və şəxsi məlumatların növləri

Gizli məlumatlar təqdimat yaratmaq üçün başqaları ilə əməkdaşlığa imkan vermək üçün PowerPoint-in əlavə edə biləcəyi məlumatlardan ibarət ola bilər. O, həmçinin bilərəkdən gizli olaraq göstərdiyiniz məlumatları ehtiva edə bilər.

PowerPoint təqdimatlarında aşağıdakı növ gizli və şəxsi məlumatlar ola bilər:

Qeydlər və əlyazma qeydləriƏgər siz təqdimat yaratmaq üçün başqaları ilə əməkdaşlıq edirsinizsə, təqdimatınız qeydlər və əlyazma qeydləri kimi elementlərdən ibarət ola bilər. Bu məlumat digər istifadəçilərə edilən dəyişiklikləri və təqdimatda işləmiş şəxslərin adlarını, habelə rəyçilərin şərhlərini görmək imkanı verir.

Yamaq izləmə məlumatları. Buludda saxlanılan paylaşılan sənəd üzərində əməkdaşlıq etdiyiniz zaman Office 365 üçün PowerPoint 2016 sənədə kimin və nə vaxt dəyişikliklər etdiyini izləyir.

Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar. Sənəd xüsusiyyətlərinə (metadata) müəllif adı, mövzu və başlıq kimi təqdimat məlumatları daxildir. Onlar həmçinin Office proqramlarının avtomatik olaraq saxladığı məlumatları, məsələn, sənədi sonuncu dəfə saxlayan şəxsin adı və sənədin yaradılma tarixini ehtiva edir. Müəyyən funksiyalardan istifadə etmisinizsə, sənəddə həmçinin e-poçt başlıqları, nəzərdən keçirmək üçün təqdimetmə, sənəd marşrutları, printer yolları və veb səhifələrin dərci üçün fayl yolu məlumatı kimi əlavə şəxsi məlumatlar ola bilər.

Slaydda görünməyən məzmun. Təqdimatda göstərilməyən kimi formatlanmış obyektlər ola bilər.

Slayddan kənar məzmun. PowerPoint təqdimatlarında görünməyən obyektlər ola bilər, çünki onlar slayddan köçürülüblər. Belə obyektlər yazılar, şəkillər, qrafik elementlər və cədvəllər ola bilər.

Təqdimat qeydləri. PowerPoint təqdimat qeydləri bölməsində başqaları ilə bölüşmək istəməyə biləcəyiniz mətn ola bilər, xüsusən qeydlər yalnız aparıcı üçün yazılmışdırsa.

Sənəd Server Xüsusiyyətləri.Əgər təqdimat Document Workspace veb-saytı və ya Windows SharePoint Services kitabxanası kimi sənəd idarəetmə serverində saxlanılıbsa, onda əlavə xüsusiyyətlər və ya server yeri məlumatı ola bilər.

Fərdi XML məlumatları. Təqdimatlar sənədin özündə göstərilməyən xüsusi XML məlumatlarını ehtiva edə bilər. Onlar Sənəd müfəttişindən istifadə etməklə aşkarlana və silinə bilər.

Sənəd müfəttişinin tapdığı və sildiyi məlumat

PowerPoint-də Sənəd Müfəttişi PowerPoint təqdimatlarına xas olan gizli və şəxsi məlumatları tapmaq və silmək imkanı verən bir neçə müxtəlif modulları ehtiva edir. Aşağıdakı cədvəldə Sənəd müfəttişindən istifadə etməklə təqdimatlardan silinə bilən müxtəlif növ gizli və şəxsi məlumatların siyahısı verilmişdir.

Əgər təşkilatınız Sənəd Müfəttişinə əlavə modullar əlavə edibsə, siz təqdimatlarınızda digər məlumat növlərini yoxlaya bilərsiniz.

Sənəd Müfəttişinin tapdığı, lakin silə bilmədiyi məlumat

Sənəd Müfəttişi təqdimatda görünməyən məlumatları ehtiva edə bilən aşağıdakı elementləri tapır. O, onları aradan qaldıra bilmir, çünki bu, yanlış təqdimata səbəb ola bilər. Siz tapdığınız hər bir elementə əvvəlcədən baxa və onu əl ilə silmək və ya statik rəsm kimi heç bir gizli məlumatı olmayan elementlə əvəz etmək qərarına gələ bilərsiniz.

Sənədlərin və şəxsi məlumatların müfəttişi

Office 365 Insiderlər üçün PowerPoint 2016 Build 8403-də təqdim edilmiş yamaq izləmə məlumatı Sənəd müfəttişindəki məhdudiyyətlərə bir nümunədir. Məsələn, tutaq ki, Martha və Regina Office 365-də A təqdimatında əməkdaşlıq edirlər. Təqdimata təftiş izləmə məlumatları (yəni istifadəçi adları və təftiş vaxtları) əlavə edilir. Əgər Qleb sonradan PowerPoint 2013-də A təqdimatını açırsa və şəxsi məlumatları silmək üçün Sənəd Müfəttişini işə salırsa, PowerPoint-in həmin versiyasındakı müfəttiş PowerPoint-in sonrakı versiyasında təqdimata əlavə edilmiş təftiş izləmə məlumatlarını tapa və silə bilməyəcək ( Office 365) Regina və Martha. Bu məlumatları silmək üçün Gleb bu ünvana getməlidir son versiya PowerPoint və sonra Sənəd Müfəttişini işə salın.

Siz Visio-da gizli məlumatları digər Office proqramlarında olduğu kimi silə bilərsiniz. Visio çertyojınızın surətini başqaları ilə paylaşmazdan əvvəl rəsmdən və onun xassələrindən müəyyən məlumatları silməli ola bilərsiniz.

Siz Visio-da aşağıdakı şəxsi məlumatları asanlıqla silə bilərsiniz:

Sənəd Səhifələrinə Daxil Edilən Qeydlər

Rəyçilərin adları, baş hərfləri və düzəlişləri

Stencil yolları

Şablon yolları və fayl adları

Qeyd: Sənəd dərc olunarsa paylaşılan server, açdığınız zaman onu kimin açdığı və faylın saxlandığı kompüterin adı haqqında məlumat göstərilir. Bu məlumatların qorunmasına kömək etmək üçün sənədlərinizə yalnız etibar etdiyiniz insanların daxil ola biləcəyinə əmin olun.

Siz bu addımları yerinə yetirməklə Visio təqdimatlarında gizli məlumatları tapa və silə bilərsiniz.

Menyuda Fayl basın Gizli məlumatları silin.

Əgər siz Visio Premium 2010 və ya daha sonra istifadə edirsinizsə, bu əmri aşağıda tapa bilərsiniz Fayl > Kəşfiyyat > Şəxsi məlumatları silin.

Nişanı açın Şəxsi məlumat.

Qutunu yoxlayın Sənəddən aşağıdakı elementləri çıxarın.

Məsləhət: Qutunu yoxlayın Bu məlumat yenidən daxil edilərsə, xəbərdarlıq edinşəxsi məlumatı yenidən daxil etməyə çalışdığınız zaman xəbərdarlıq almaq istəyirsinizsə.

Xarici mənbələrdən həssas məlumatları silmək üçün onay qutusunu seçin Cari sənəddə saxlanılan xarici mənbələrdən məlumatları silin.

Qeyd: Bu qeyd qutusu yox forma ilə əlaqəli məlumatları silməyə imkan verir. O, məlumat mənbəyini sxemdən silir, lakin ondan alınan məlumatlar artıq ondadırsa, o, əl ilə silinməlidir.

Əlaqə

Bu məqalə yeniləndi 8 yanvar 2019-cu il d. şərhiniz nəticəsində. Bu məqaləni faydalı hesab etdinizsə və xüsusən də etməmisinizsə, bizə bir sıra konstruktiv təkliflər vermək üçün aşağıdakı rəy nəzarətlərindən istifadə edin.

Hesabatını və ya kurs işini “outsorsinqə” vermiş səhlənkar işçi və ya tələbənin quyruğunu tutmağın ən asan yolu sənədin müəllifinə və ya həmmüəlliflərinə baxmaqdır. Bu məlumat digər fayl metadataları ilə birlikdə saxlanılır və sonradan hər kəs baxa bilər. Əsl icraçı müfəttişə tanış olan bir şəxs: eyni şirkətin işçisi və ya eyni axının tələbəsi olduğu ortaya çıxarsa, iş xüsusilə incə bir vəziyyətə keçir. Əlbəttə ki, çoxmərtəbəli yalan vəziyyətdən çıxış yolu tapacaq, amma sonradan necə sürünərək işığa çıxmasından asılı olmayaraq. Aşağı sağ küncdə sənədin əlaqəli istifadəçilərinə diqqət yetirin

Əlbətdə ki, banal bir nümunədir, amma onlar adətən deşirlər.

Hansı məlumatlar sızdırıla bilər

Rəsmi Microsoft yardımı reputasiyanıza potensial təhlükə yarada biləcəkləri verir. Ondan bir çıxarış təqdim edirik:

• Sənəd üzərində həmmüəlliflikdə işləmisinizsə, digər istifadəçilərin mövcudluğunun izləri, habelə onların redaktələri və əlavə şərhləri.
• Başlıq, altbilgi və su nişanında rəngi dəyişdirilmiş məlumat.
• Gizli Word mətni, görünməz obyektlər PowerPoint, gizli sətirlər, sütunlar və Excel vərəqləri.
• PowerPoint slayd sahəsindən kənar məzmun.
• Əlavə sənəd xüsusiyyətləri və printer yolu məlumatı və ya e-poçt başlıqları kimi digər metadata.

Sənəd müfəttişi

"Sənəd Müfəttişi" faylları arzuolunmaz məlumatlar üçün yoxlamaq üçün lazımlı bir vasitədir. Bu həm sənədi göndərən, həm də alan üçün əlverişlidir. Sizə lazım olan tək şey "Təfsilatlar"a getmək və yoxlama aparmaqdır. Bir neçə klik və beş saniyə bütün incəlikləri ortaya çıxaracaq.

Podratçı "Sil" düyməsini, müfəttiş isə mövcud sübutlara əsaslanaraq sənədi yoxlamalıdır.

Şəxsi məlumatların saxlanmasının qadağan edilməsi

Şübhə yoxdur ki, sirr, məxfi informasiya müdafiəyə ehtiyacı var. Bəşəriyyət bütün mövcudluğu boyu icad etmişdir fərqli yollar bu məlumatlara, həmçinin şifrələmə sistemlərinə girişin qarşısını ala və ya ən azı əhəmiyyətli dərəcədə çətinləşdirə bilər. XX əsrdə yeni rəqəmsal texnologiyalar məlumatların toplanması, saxlanması və ötürülməsi. Kompüter sistemləri, demək olar ki, bütün kompüterlər üçün başa düşülən elektron formada məlumatları yazmağa, redaktə etməyə, orfoqrafiya və orfoqrafiyanı yoxlamağa, çevirməyə və ötürməyə imkan verdi. Həmin andan şəxsi məlumatların məxfiliyi və mühafizəsi problemləri xüsusilə aktuallaşdı. Hakerlər, sənaye casusları, rəqiblər və digər pis niyyətli şəxslər daim fiziki şəxslərdən və şirkətlərdən məlumat əldə etmək üçün yeni üsullar inkişaf etdirirlər.

Bu gün bazarda metadata adlanan məlumatların əksəriyyəti istifadəçinin işlədiyi, mübadilə etdiyi və faylların redaktə tarixini saxlamaq, həmçinin fayllardan məlumatı tapmaq və əldə etməyə kömək etmək üçün istifadə etdiyi eyni fayllarda saxlanılır. Metadatanın tipik nümunələri müəllifin adı və soyadı, şirkət haqqında məlumat, kompüter adı, sənədin versiya dəstəyi, sənədlə birlikdə saxlanılan müxtəlif gizli məlumatlar və s. Bu metadata həmçinin əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir yerdə fayl haqqında bütün məlumatların saxlanması prosedurunu ümumiləşdirmək üçün istifadə olunur.

Eyni zamanda, bu məxfi məlumatların çoxu sanki standart olaraq, bəzən istifadəçiyə məlum olmayan şəkildə və naməlum yerdə və formada saxlanılır. Heç kimə sirr deyil ki, hətta zahirən zərərsiz görünən parametrlər proqram məhsulları məhsulun sahibi və ya onun şirkəti haqqında davamlı istifadəçiyə məlumat verəcək məlumatları saxlaya bilər. Məsələn, Microsoft Word mətn redaktoru və ya hər hansı digər proqram proqram təminatı tətbiqi, elektron sənədlərlə işləyir və müxtəlif rejimlərdən istifadə edərək eyni faylda sənədin müxtəlif versiyalarını saxlamağa imkan verir. Sadə, lakin çox tipik bir halı nəzərdən keçirək. Tutaq ki, oxucumuz marketinq departamentinin rəhbəri kimi öz komandası ilə bir neçə həftə işləmiş və xüsusiyyətlərini təsvir edən sənəd yaratmışdır. son inkişaf... Eyni zamanda yeni marketinq kampaniyasına başlamaq üçün bu sənədin satış şöbəsinə göndərilməsi nəzərdə tutulmuşdu. Son anda əlavə yoxlama və dəqiqləşdirmə məqsədilə məhsulun təsvirindən bir neçə xüsusiyyətin çıxarılması qərara alındı. Bununla belə, məlum idi ki, bu xüsusiyyətlər mütləq bu məhsulun marketinq sənədinin son variantına daxil ediləcək. Versiya dəstəyinin bu sənəd üçün aktivləşdirildiyini və hər bir dəyişikliyin, o cümlədən yeni versiya Xüsusiyyətləri ilə birlikdə, bir faylda qeyd olunacaq, bu sənəd ən geniş paylamağı aldı. Deyək ki, satış şöbəsinə göstərilən faylı olan məktub göndərildikdən sonra bir rəqibə çatdı. Sonuncu, sənədin müxtəlif versiyalarını nəzərdən keçirərək, hazırkı səviyyənizi və gözlənilən nəticələrinizi asanlıqla qiymətləndirə, həmçinin məlumatı öz tərtibatçılarına vaxtında ötürə biləcək. Bundan əlavə, sənədin xassələrində sənədin müəllifinin adı və e-poçt ünvanı ola bilər, ona görə də onun könüllü olaraq sənədi rəqiblərin istifadəsi üçün təqdim etdiyi hesab ediləcək.

Şəxsi məlumatların qorunmasını necə təşkil etmək və onu arzuolunmaz girişdən qorumaq olar? Bu məqalədə bu suala cavab verməyə çalışacağıq. Biz həmçinin sənəddə metaməlumatların saxlanıla biləcəyi yerlərə baxacağıq və bu məlumatların silinməsi yollarını təsvir edəcəyik və bununla da sənədi qoruyacağıq. İşə başlamazdan əvvəl qeyd edirik ki, bu məqalədə test obyekti kimi tanınmış və populyar mətn redaktorunun ingiliscə versiyalarını nəzərdən keçiririk. Microsoft Word- Word 2000 və Word 2002 - daxil edilmişdir Microsoft paketi Ofis. Vurğulamaq lazımdır ki, bu versiyaların ümumiliyinə və davamlılığına baxmayaraq bu redaktor, onların funksionallığında hələ də bəzi fərqlər var. Əvvəla, dərhal şəxsi kompüterinə oturacaq oxuculara diqqət yetirməyə dəyər.

Şəxsi məlumatlara necə daxil olmaq olar

Ən sadə şeydən başlayaq - biz sizə şəxsi məlumatlara xüsusi fəndlər olmadan necə daxil olmağı göstərəcəyik. Bu, tək istifadə edərək edilir Microsoft funksiyaları Mətni formatlaşdırmadan baxmağa imkan verən Word. Belə çıxır, bu funksiya konkret sənədlə əlaqəli metadataya baxmaq üçün istifadə edilə bilər. Hər kəs bu məlumatlara daxil ola bilər. Bunun üçün tələb olunur:

1. Microsoft Word redaktorunu işə salın.
2. Fayl əsas menyu elementində Açıq düyməsini basın.
3. Görünən dialoq pəncərəsində, Fayl növü bölməsində, İstənilən Fayldan Mətni Bərpa et seçin, Microsoft Word sənədini seçin və Aç düyməsini basın.

Bu formatlaşdırılmamış sənədi açacaq, onun yaxından təftişi sənədin müəllifinin adını və saxlanmış sənədi tapa biləcəyiniz yolu ehtiva edən məlumatları asanlıqla tapmağa imkan verir.

Yuxarıda göstərilənlərin hamısını nəzərə alaraq, tövsiyə edirik: sənədi digər istifadəçilərlə paylaşmazdan əvvəl, hamının görməsi üçün onu bu sənəddə saxlamağa dəyər olub-olmadığına qərar vermək üçün gizli məlumatlara baxın. Məsələn, Microsoft Word-ün əsas Alətlər menyusundan Dəyişiklikləri izləyin və sonra Fayllar menyusundan Versiyaları seçin və ya Alətlər menyusunun Seçimlər alt menyusunda qeyd qutusundan istifadə edərək Sürətli Saxlamalara İcazə Ver seçin, siz hər hansı gizli və ya silinmiş məlumatı izləyə bilərsiniz. redaktə edilmiş sənəddə potensial olaraq qala bilər.

Gördüyünüz kimi, şəxsi məlumatlara daxil olmaq olduqca sadədir. Təbii ki, məxfi məlumatların hansı yollardan qorunması ilə bağlı ağlabatan sual yaranır maraqlı gözlər... Bundan əlavə, oxucuların diqqətinə bir neçə ən çox yayılmış üsullar təklif olunacaq.

Şəxsi məlumatları sənədlərdən çıxarırıq

Word redaktorunun hazırkı versiyası istifadəçiyə şəxsi məlumatlarla işləmək üçün əl ilə məlumat silmək üçün proqramlaşdırıla bilən üsula qədər ən geniş imkanlar təqdim edir. Ona görə ki, bu yazı çərçivəsində yazı məsələlərinə toxunmuruq ixtisaslaşdırılmış proqramlar Geniş oxucu kütləsi üçün ən sadə və əlçatan üsullar üzərində dayanaq.

İlk növbədə, sənədin saxlanması zamanı bəzi şəxsi məlumatların silindiyinə əmin olmalısınız. Bunu etmək üçün bu addımları yerinə yetirin:

1. Word-ün əsas menyusunda Alətlər elementini, sonra isə Seçimlər alt menyusunu seçin. Görünən dialoqda Təhlükəsizlik sekmesini açın.
2. Məxfilik seçimləri bölməsində Saxlandıqda şəxsi məlumatları bu fayldan sil onay qutusunu aktivləşdirin və OK düyməsini basın.
3. Sənədi saxla.

Bu halda, aşağıdakı şəxsi məlumatlar sənəddən silinir, məsələn:

• fayl xüsusiyyətləri: müəllif, menecer, şirkət və sənədin son versiyasının adı;
• şərhlərlə əlaqəli istifadəçi adları və dəyişiklikləri izləmək;
• Saved by adı Müəllif ilə əvəz olunur;
• alətlər panelindəki E-poçt düyməsi tərəfindən yaradılan e-poçt başlığı.

Qeyd etmək lazımdır ki, göstərilən əməliyyat standart olaraq Word redaktorunda quraşdırılmayıb. Və belə bir bayraq qoyulsa belə, o, yalnız hazırda aktivləşdirilmiş sənəd pəncərəsinə tətbiq olunacaq. Buna görə də bu rejim hər bir sənəd üçün ayrıca təyin edilməlidir.

Diqqətə layiq olan başqa bir üsul şəxsi məlumatların əl ilə silinməsi üsuludur. Sənədin xassələri (fayl strukturunun daxilində) sənədin özü haqqında məlumatları saxlayır: sənəd faylının adı, saxlanma yeri, yaradılma tarixi və s. fayl atributları... Bununla belə, müəllif adı, şirkət adı və sənəd redaktoru kimi digər metadata sənəd xassələrində saxlanıla bilər. Bu məlumat aşağıdakı hərəkətlər ardıcıllığından istifadə etməklə sənəd xassələrindən əl ilə silinə bilər:

1. Sənədi Word redaktorunda açın.
2. Əsas menyunun Fayl bölməsində Properties seçin.
3. Yaranan çox səhifəli dialoq qutusunda hər Xülasə, Statistika, Məzmun və Fərdi tab məxfi məlumatı ehtiva edə bilər. Lazımsız və ya lazımsız məlumatları silmək üçün onu seçib DELETE düyməsini istifadə edərək silməlisiniz.

Əlbəttə ki, yuxarıda göstərilən prosedurlar avtomatlaşdırıla və proqramlaşdırıla bilər ki, bu da bu prosesi tez və rahat edir. Bununla belə, Word-də proqramlaşdırma prinsiplərinin təsviri bu məqalənin əhatə dairəsi xaricindədir və biz oxucunu xüsusi ədəbiyyata müraciət edirik.

Məlumat harada gizlənir

praktik insanların əməl etdiyi əsas qayda budur: "Yeddi dəfə ölçün - bir dəfə kəsin". Bu həyat prinsipi sənədlərlə işləmək üçün uğurla tətbiq oluna bilər. Şəxsi məlumatlarla bölüşməyə tələsmək həmişə lazımdırmı? Gizli məlumatlar harada saxlanılır? Gizli məlumatlara baxmaq yolları hansılardır? Bu suallara bu bölmədə cavab veriləcək.

Gizli məlumatlar əsasən Microsoft Word redaktoru üçün xidmət olan trek dəyişiklikləri və şərh funksiyalarında tapıla bilər. Onlar formatlaşdırma, mətnin daxil edilməsi, silinməsi, şərhləri və s. haqqında aralıq məlumatları saxlamağa imkan verir, başqa sözlə, bir və ya bir neçə müəllif tərəfindən sənəd üzərində işləmə prosesində fəal şəkildə istifadə edilə bilər. Bu halda, bütün xidmət funksiyaları üçün oxutma rejimini seçərək, müəlliflərin adları ilə edilən bütün dəyişiklikləri görə bilərsiniz. Bu, Show menyu elementindən istifadə etməklə edilir.

Nəzərə almaq lazımdır ki, hər hansı bir sənəd üzərində işləyərkən ikiyə riayət etmək məsləhətdir sadə qaydalar... Birinci qayda ondan ibarətdir ki, hər hansı məlumatı silməzdən əvvəl şərhlərlə birlikdə redaktə edilmiş sənədi çap etmək faydalıdır. Beləliklə, istənilən vaxt bu məlumatı sənədin yeni variantına daxil etmək mümkün olacaq. Dəyişiklikləri və ya şərhləri vizuallaşdırmaq üçün əsas Görünüş menyusunda İşarələmə elementini seçin.

İkinci qayda, əsasən, göndərilən və ya ötürülən sənəddə köməkçi məlumatların olmasına nəzarət etməyi unutanlara aiddir. Bu cür istifadəçilər üçün, sənədi çap etmək, saxlamaq və ya göndərmək istəyərkən sənəddə redaktə məlumatının olması barədə xəbərdarlıq edəcək iz dəyişiklikləri rejiminin mövcudluğu üçün avtomatik analizator təmin edilir. e-poçt-dan Söz redaktoru... Bu rejimi aktivləşdirmək üçün Seçimlər dialoq qutusunun Alətlər bölməsində Təhlükəsizlik sekmesini seçin və izlənilən dəyişiklikləri və ya şərhləri ehtiva edən faylı çap etməzdən, saxlamadan və ya göndərməzdən əvvəl Xəbərdarlıq rejimini təyin etmək üçün qeyd qutusundan istifadə edin (Şəkil 1). Beləliklə, ikinci qaydanın nöqtəsi: həmişə dəyişiklikləri izləyin analizator.

Məxfi məlumatların saxlanıla biləcəyi ikinci yer Microsoft Word proqramının gizli mətn rejimidir. Bu rejim sizə müəyyən edilmiş mətni görünməz edən xüsusi simvol formatlaşdırma prosedurundan istifadə edərək göstərməyə və ya gizlətməyə imkan verir. Məsələn, gizli mətn rejimində mətnin redaktə edilməsi prosesində (gizli mətn - sənəd faylında xüsusi göstərilməyən simvollar) özünüz üçün bəzi qeydlər edə bilərsiniz. Əsas menyunun Alətlər bölməsində gizli mətnə ​​baxmaq üçün Seçimlər bəndini seçin və Görünüş sekmesinde Formatlaşdırma işarələri bölməsində Gizli mətn rejimini seçin (şək. 2).

Bu, Word'ün gizli mətni nöqtəli alt xətt ilə qeyd etməsinə səbəb olacaq. Təəssüf ki, redaktorun tərtibatçıları gizli mətn sənədində avtomatik analizatoru təmin etməyiblər. Bununla belə, çap edərkən onu sənədin gövdəsindən çıxarmaq üçün çox sadə bir prosedur var. Bunun üçün əsas menyunun Alətlər bölməsində Seçimlər elementini, sonra Çap sekmesini seçin və Sənəd sahəsinə daxil et bölməsində Gizli mətn qutusunu aktivləşdirin. Bütün digər hallarda mətni əl ilə silməli olacaqsınız.

Arzuolunmaz məlumat sızmasının üçüncü mənbəyi sənədin buraxılmamış əvvəlki versiyaları ola bilər. Word redaktoru sənədin bir neçə versiyasını eyni faylda saxlamaq imkanı verir. Bu versiyalar faylda gizli mətn rejimində mövcuddur və lazım olduqda silinə bilər. Onlar bütün istifadəçilər üçün əlçatandır və başqa formatda saxlansa belə, onlar sənəddə qalırlar. Buna görə də, bu cür versiyalar vaxtında silinməlidir, bunun üçün bir neçə yol var.

Birinci üsul konservləşdirməni əhatə edir əvvəlki versiyalar sənəd. Bu halda, cari versiya ayrıca sənəd kimi saxlanılır. Bunu etmək üçün əsas Fayl menyusunda Versiyalar elementini seçin. Sonra kimi saxlamaq istədiyiniz sənədin versiyasını seçin ayrı bir fayl... Sonra Aç düyməsini basın və əsas menyuda Faylı Saxla seçin. Görünən dialoq pəncərəsində faylın adını qeyd edin və Saxla düyməsini basın.

İkinci üsul sənəddən arzuolunmaz versiyaları silməkdir ki, bu da aşağıdakı addımları tələb edir. Əsas Fayl menyusunda Versiyalar elementini, sonra silinəcək sənədin versiyasını seçin (birdən çox versiya seçmək üçün Ctrl düyməsini basıb saxlayın). Sonra, Sil düyməsini sıxmalısınız.

Gizli məlumatların səssiz mühafizəçiləri

Bir çox oxucu Word-də bəzi prosedurların standart olaraq metaməlumatları qoruduğunu bilmir. Və onlar əlbəttə ki, başa düşmürlər ki, bu prosedurların bloklanması sənədlərdən arzuolunmaz metadataları silməyə imkan verir. Bu barədə daha ətraflı danışaq.

Əvvəlcə üsulu nəzərdən keçirin sürətli qənaət sənəd. Qeyd edək ki, bu, Sürətli saxlamağa icazə ver onay qutusu seçildikdə işləyir. Ancaq hamı bilmir ki, bu rejimdə redaktə edilmiş bir sənədi mətn faylı kimi açsanız, onda əvvəllər sənəddən silinmiş məlumatlar ola bilər. Bunun səbəbi, sürətli saxlama rejiminin sənədin özündə edilən bütün dəyişiklikləri (silinmiş məlumat daxil olmaqla) nəzərə almadan sənədin sonuna etdiyiniz dəyişiklikləri əlavə etməsidir. Buna görə üçün tam çıxarılması Sənəddən silinmiş məlumatların miqdarını aradan qaldırmaq üçün sürətli saxlama rejimini söndürməlisiniz. Bunun üçün Word proqramının əsas menyusunda Tools, sonra Options bölməsini və Save dialoqunu seçin (şək. 3).

İkincisi, sənədlərin birləşdirilməsi prosedurunu nəzərdən keçirin. Sənədləri müqayisə edərkən və birləşdirərkən Word, müvafiq sənədləri daha da izləmək rahatlığı üçün təsadüfi yaradılan nömrələrdən istifadə edir. Bu rəqəmlər gizli olsa da, sənədlərin ümumi mənbəyə malik olduğunu nümayiş etdirmək üçün potensial olaraq istifadə edilə bilər. Yaddaşı dayandırmaq üçün təsadüfi ədədlər Sənədləri birləşdirərkən aşağıdakıları etməlisiniz:

1. Alətlər menyusunda Seçimlər əmrini yerinə yetirin. Görünən çox səhifəli dialoq pəncərəsində Təhlükəsizlik dialoqunu seçin.
2. Birləşmənin dəqiqliyini yaxşılaşdırmaq üçün Təsadüfi nömrələri saxla qutusunu deaktiv edin.

Bununla belə, qeyd etmək lazımdır ki, məxfilik bir qiymətə gəlir - sənədlərin birləşməsinin nəticəsi optimal olmayacaq: Word redaktoru üçün əlaqəli sənədlərin sayını müəyyən etmək çətin olacaq.

Bilik gücdür

Bu yazını oxuyan hər kəsin, şübhəsiz ki, məlumatların qorunması problemi ilə bağlı öz fikirləri olacaq Şəxsi kompüter və hər kəs öz qərarını verməkdə azad olacaq. Bu qaydalara əməl edə və məlumatı saxlamaya bilərsiniz, lakin heç bir səy göstərməsəniz, onu itirə bilərsiniz. Məqalə ən çox əhatə etmişdir sadə yollar məlumat sızmasının qarşısının alınması. Bundan əlavə, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, yuxarıda qeyd olunan problemlərin bir çoxunu həll etmək üçün bir sıra proqramlar mövcuddur ki, bu, şübhəsiz ki, sənədlərdə arzuolunmaz məlumatların məzmununun yoxlanılması prosedurunu əhəmiyyətli dərəcədə asanlaşdırmağa imkan verəcəkdir. Ancaq bu, artıq başqa bir məqalənin mövzusudur. Sonda qeyd etmək istərdim ki, şəxsi məlumatlarınızı qorumaqla siz öz biznesinizi, bilik və təcrübənizi qorumaqla yanaşı, vicdansız insanlara qəti cavab verə bilərsiniz.

ComputerPress 10 "2002